Un suivi efficace commence avec une bonne planification
Un bon système de suivi facilite une gestion orientée vers l’efficacité et les impacts de programmes / projets. La condition préalable pour ce faire est que les objectifs du programme / projet soient clairement définis et que la manière dont ces objectifs doivent être atteints soit claire. Un bon suivi commence donc toujours avec une planification axé sur les impacts visés. C’est pourquoi il est très important que le suivi et les processus stratégiques soient étroitement liés.
La transparence augmente la qualité du travail
Nous sommes convaincus que si les personnes concernées savent exactement pour quelles raisons le programme / projet est mis en place et pourquoi le suivi est si important, cela augmente la qualité du travail et contribue de manière décisive à atteindre les objectifs fixés. Car c’est ainsi que toutes les personnes concernées sont motivées à poursuivre le dialogue sur les enseignements qui ont été tirés (« Lessons Learned »).
Pourquoi Syspons ?
- Nous garantissons l’utilisation de normes de qualité établies dans le domaine du suivi (par ex. les critères SMART pour les indicateurs) et nous prenons en compte les développements de l’état de l’art (par ex. « nested theories of change »).
- Nous avons développé des systèmes qui tiennent compte des besoins spécifiques de nos clients. Par exemple, il est souvent important pour nos clients dans le domaine de la coopération internationale que le suivi puisse également être utilisé par leurs partenaires à l’étranger. C'est pourquoi nous accordons de l’importance à sa compréhensibilité et à une définition claire des rôles et des responsabilités.
- Nous proposons des formations et un appui sur mesure (ponctuel, intermittent ou pour une durée déterminée) afin que nos clients puissent bien intégrer les compétences en matière de suivi.
- Nous rendons le suivi attrayant - avec des solutions techniques adaptées aux besoins de nos clients. Que ce soit avec Excel ou basé sur le web : grâce à des systèmes faciles à utiliser et agréables à regarder nous vous simplifions votre travail quotidien.
Un exemple concret
Nous avons été chargés de développer un système de suivi orienté vers l’efficacité et les impacts pour le portefeuille correspondant à un bailleur spécifique d’une grande organisation allemande dans le domaine de la coopération universitaire. Dans des ateliers participatifs, nous avons dans un premier temps développé des Théorie du Changement (Theories of Change) et des indicateurs pour différents programmes de ce portefeuille. À partir d’un processus itératif nous avons ensuite formulé des indicateurs « standard » à utiliser dans tous les programmes visant des objectifs similaires, permettant ainsi une agrégation de données relatives aux impacts de différents programmes dans le portefeuille . En collaboration avec le client, nous avons ensuite élaboré des processus pour la planification, le suivi et la gestion orientés vers l’efficacité et les impacts dans le cycle du programme. Ce faisant les responsabilités ont été définies entre bailleur et partenaires d’implémentation. Grâce à l’élaboration participative des produits, les employé(e)s de l’organisation furent à leur tour mieux qualifiés pour conseiller leurs partenaires dans la planification et l’utilisation du système de suivi. Le résultat fut que la qualité des données de suivi en fut augmentée. Ceci a mené à une amélioration de la qualité des rapports pour le bailleur et le grand public en termes d’informations sur les impacts du travail de l’organisation.