Politique de confidentialité

de SYSPONS GmbH

I. Informations générales
1.Entité responsable

Nous vous expliquons ci-dessous quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons en cas de recours à nos prestations ou en cas d'utilisation de nos offres. Nous sommes :

SYSPONS GmbH
Prinzenstraße 84
10969 Berlin / Allemagne
T +49 30 69815800
info@syspons.com

La personne chargée de la protection des données au sein de nos services est :
Oliver Scheller
Prinzenstraße 84
10969 Berlin / Allemagne
T +49 30 69815800
oliver.scheller@syspons.com

Les données personnelles sont des informations individuelles relatives à la situation personnelle et matérielle d'une personne physique identifiée ou identifiable.

 

2. Fondement juridique

Nous collections et traitons des données personnelles en fonction des bases légales mentionnées ci-après :

Consentement selon l’art.6, al.1, let. a) du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Un consentement est une indication librement donnée, spécifique, informée et non équivoque des souhaits de la personne concernée par laquelle, par une déclaration ou par une action affirmative claire, elle marque son accord sur le traitement des données personnelles la concernant.
Exigence nécessaire pour exécuter un contrat ou la mise en œuvre de mesures préparatoires selon l’art.6, al.1, let. b) du RGPD, c'est-à-dire que les données sont nécessaires à la réalisation de nos obligations contractuelles envers vous ou les données doivent nous être fournies en vue d'une préparation d'un contrat à conclure avec vous.
Traitement pour remplir des obligations légales conformément à l’art.6, al.1, let. c) du RGPD, c'est-à-dire que des dispositions législatives ou réglementaires par exemple, exigent un traitement des données.
Dans le cas où le traitement de vos données s’avère nécessaire pour protéger un intérêt légitime de notre entreprise ou d’un tiers, et que les intérêts ou droits et libertés fondamentaux vous concernant ne prévalent pas, alors l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD constitue la base juridique pour le traitement des données pour garantir l'intérêt légitime.

 

3. Droits des personnes concernées

Vous bénéficiez des droits suivants en ce qui concerne les données que nous traitons dans l'étendue prévue dans les articles visés par le Règlement Général sur la Protection des Données :

Droit d'accès selon l'art. 15 du RGPD
Droit de rectification selon l'article 16 du RGPD
Droit de suppression (« Droit à l'oubli » selon l'article 17 du RGPD
Droit de limitation du traitement selon l'article 18 du RGPD
Droit à la portabilité des données selon l'article 20 du RGPD
Droit d'opposition selon l'art. 21 du RGPD
Sans que cela porte préjudice à tout autre recours administratif ou judiciaire, vous disposez du droit de recours auprès d’une autorité de contrôle, notamment sur le territoire de l’État membre où se situe votre lieu de résidence, votre lieu de travail ou le lieu de l’infraction présumée, si vous estimez que le traitement des données personnelles vous concernant contrevient au RGPD.

 

4. Suppression des données et durée de conservation

Les données personnelles de la personne concernée seront effacées ou bloquées dès que la finalité de la conservation cessera de s'appliquer. En outre, les données peuvent être stockées si cela a été prévu par le législateur européen ou national dans les réglementations, lois ou autres dispositions de l'UE auxquelles la personne responsable est soumise. Les données seront également bloquées ou effacées si une période de conservation prescrite par les normes susmentionnées expire, à moins qu'il ne soit nécessaire de conserver les données pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat.

 

II. Traitement concret des données
1. Collecte de données lors de la visite sur notre site web et sous-domaines

a) Étendue du traitement des données

Lors de la visite de notre site web « www.syspons.com » et des sous-domaines « planning.syspons.com », « analytics.syspons.com » et « monitoring.syspons.com » (« site web ») y afférents, notre serveur web saisit et enregistre les données suivantes dans des fichiers dits fichiers journaux de serveur :

Votre adresse IP
Nom de votre hôte
Dans la mesure où un serveur proxy est connecté entre vous et le serveur, ce proxy à la place de votre adresse IP
Identité RFC 1413 du client
Heure et date de consultation du site (timestamp), p.ex. [12/Dec/2012:12:12:12 -0500]
La requête HTTP, p.ex. « GET /stuff.html HTTP/1.1 »
Code de statut HTTP, notamment 200 pour une consultation de site réussie, 404 pour un affichage « not-found » (non-trouvé) sur une page consultée
La quantité d'octets qui est transférée
Le référent URL, c'est-à-dire le site web via lequel vous êtes arrivé(e) sur le nôtre.
La chaîne agent de l'utilisateur envoyée par le client et qui permet d'identifier le type de navigateur
Nous avons recours au prestataire externe cionix GmbH, Finkenkruger Str. 8, 14612 Falkensee (« cionix ») pour l'hébergement de notre site web. Les données sont enregistrées dans des fichiers dits fichiers journaux du serveur de cionix. Aucune autre utilisation des données par cionix ne sera faite. L'enregistrement des données n'est pas combiné avec d'autres données à caractère personnel de l'utilisateur.

b) Fondement juridique

Le fondement juridique pour le traitement des données est l'art. 6 (1) let. f du RGPD.
L'intérêt légitime au sens de l'art. 6 (1) let. f du RGPD réside dans la fonctionnalité de notre site web et de sa disponibilité.
Le fondement juridique pour la transmission des données à cionix en tant qu'hôte de notre site web est l'art. 28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec cionix pour le traitement des données en notre nom.

c) Finalité du traitement des données

Le stockage temporaire de l'adresse IP par le système est nécessaire pour permettre la livraison du site web à l'ordinateur de l'utilisateur. Pour cela, l'adresse IP de l'utilisateur doit rester stockée pendant toute la durée de la session.
Les données sont stockées pour assurer la fonctionnalité du site web. De plus, les données nous servent à optimiser le site web et à assurer la sécurité de nos systèmes informatiques. Dans ce contexte, il n'y a pas d'évaluation des données à des fins de marketing.

d) Durée de conservation

Les fichiers journaux seront effacés au plus tard après une période de 14 jours, à moins qu'il ne soit nécessaire de continuer à conserver les données pour la finalité susmentionnée en raison d'événements réels.
Un stockage supplémentaire est possible. Dans ce cas, les adresses IP des utilisateurs sont supprimées ou aliénées, de sorte qu'une affectation de l'utilisateur réel n'est plus possible.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

La saisie des données pour la mise à disposition du site web et la sauvegarde des données dans les fichiers journaux sont impérativement nécessaires pour l'exploitation du site Internet. Par la suite, côté utilisateur, il n'y a aucune possibilité d'opposition.

 

2. Prise de contact par e-mail

a) Étendue du traitement des données

Vous pouvez nous contacter via l'adresse e-mail. Dans ce cas, votre adresse e-mail et les données transmises par e-mail seront stockées.

b) Fondement juridique

La base légale pour le traitement des données, qui sont transmises dans le cadre de l'envoi d'une demande de contact, est l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est nécessaire pour préserver nos intérêts légitimes.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD se situe dans la réponse d'une demande client ou bien dans la réponse à une demande de contact portant sur d'autres thèmes.
Si la prise de contact par e-mail a pour objet la conclusion d'un contrat ou l'exécution d'un contrat déjà conclu, la base juridique complémentaire pour le traitement des données est l’art.6, al.1, let. b) du RGPD.

c) Finalité du traitement des données

La finalité de conservation des données est de vous contacter afin de répondre à votre demande.

d) Durée de conservation

Les données seront conservées autant que nécessaire pour traiter la demande. Dans la mesure où il s'agit là de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous avez à tout moment la possibilité de vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel. La contestation peut être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Une suppression peut être effectuée uniquement dans la mesure ou aucune durée de conservation légale n'a été indiquée ; mais dans ce cas les données seront bloquées pour une autre utilisation. Dans un tel cas, la conversation ne peut pas être poursuivie.

 

3. Prise de contact par téléphone

a) Étendue du traitement des données

Dans la mesure où vous nous contactez par téléphone, nous collecterons les données nécessaires pour traiter votre demande et y répondre. Sont recueillis notamment votre prénom et votre nom et d'autres renseignements relatifs à la demande (p. ex. le nom de la commande/du projet).

b) Fondement juridique

La base légale pour le traitement des données, qui sont transmises dans le cadre de l'envoi d'une demande de contact, est l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est nécessaire pour préserver nos intérêts légitimes.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD se situe dans la réponse d'une demande client ou bien dans la réponse à une demande de contact portant sur d'autres thèmes.
Si la prise de contact téléphonique a pour objet la conclusion d'un contrat ou l'exécution d'un contrat déjà conclu, la base juridique complémentaire pour le traitement des données est alors l’art.6, al.1, let. b) du RGPD.

c) Finalité du traitement des données

La finalité de la conservation des données est la prise de contact, à votre demande, pour conclure des contrats, exécuter des contrats déjà conclus ou en raison d'autres demandes que vous avez faites.

d) Durée de conservation

Les données seront conservées autant que nécessaire pour traiter la demande. Dans la mesure où il s'agit là de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous avez à tout moment la possibilité de vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel. La contestation peut être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Une suppression peut être effectuée uniquement dans la mesure ou aucune durée de conservation légale n'a été indiquée ; mais dans ce cas les données seront bloquées pour une autre utilisation. Dans un tel cas, la conversation ne peut pas être poursuivie par téléphone.

 

4. Accès à « analytics.syspons.com »

a) Étendue du traitement des données

Vous pouvez vous connecter à notre site « analytics.syspons.com », en tant qu'utilisateur ayant ouvert une session, via le masque de saisie pour pouvoir utiliser les fonctionnalités. L'inscription exige un enregistrement préalable chez nous. Lors d'une exécution d'une inscription demandée par vos soins, nous collectons les données d'enregistrement suivantes vous concernant :

Votre nom et prénom
Nom de votre entreprise
Nom du projet
Votre e-mail
Un mot de passe que vous avez sélectionné vous-même
Nous hébergeons vos données et les utilisons pour vous créer un accès personnalisé à « analytics.syspons.com ». Pour vous débloquez l'accès, vous nous ferons parvenir un lien d'activation par e-mail. En activant le lien, vous nous informés que votre enregistrement est terminé.
Les données susmentionnées sont sauvegardées en même temps que le nom d'utilisateur personnel sous un accès personnel de l'utilisateur (profil utilisateur). Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont utilisés lors d'une connexion auprès de « analytics.syspons.com » pour synchroniser l'autorisation de l'accès.
Les données sont saisies sur un serveur de cionix (cf. chiffre1) et y sont traitées en notre nom.
La procédure d'enregistrement est effectuée par le prestataire externe Axel Michel, IT-Beratung & Entwicklung (Conseil et développement informatique) Truseweg 2, 12509 Berlin (« Axel Michel ») que nous avons mandaté. Aucune autre utilisation des données par Axel Michel ne sera faite.

b) Fondement juridique

Le fondement juridique pour le traitement des données est l’art.6, al.1, let. b) du RGPD. La procédure d'enregistrement et la conservation prolongée des données s'avèrent nécessaires pour l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, étant donné que rendre « analytics.syspons.com » accessible et utilisable fait partie de notre obligation contractuelle.
En outre, le fondement juridique pour le traitement des données est également l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est requis pour préserver notre intérêt légitime.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD consiste à pouvoir vous attribuer un accès personnel à « analytics.syspons.com », nous permettant de vous identifier en tant qu'utilisateur légitime lors d'une connexion et ainsi d'empêcher l'accès par des tiers non autorisés aux sites nécessitant une inscription.
La base juridique pour la saisie et le traitement des données par cionix sur un serveur de ladite société est l'art.28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec cionix pour le traitement des données en notre nom.
Le fondement juridique pour la transmission des données à Axel Michel en tant responsable de l'exécution de la procédure d'enregistrement est l'art. 28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec Axel Michel pour le traitement des données en notre nom.

c) Finalité du traitement des données

Le traitement des données a pour objet l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, étant donné que rendre « analytics.syspons.com » accessible et utilisable fait partie de notre obligation contractuelle.
De plus, la finalité du traitement des données consiste également à pouvoir vous attribuer un accès personnel à « analytics.syspons.com », nous permettant de vous identifier en tant qu'utilisateur légitime lors d'une connexion et ainsi d'empêcher l'accès par des tiers non autorisés aux sites nécessitant une inscription.

d) Durée de conservation

Les données sont stockées aussi longtemps que le contrat conclu entre vous et nous perdure ou bien tant que l'utilisation du site nécessitant une inscription fait partie de notre prestation contractuelle. Les données seront immédiatement supprimées après expiration du présent contrat ou levée de la présente obligation de prestation par voie de révision contractuelle correspondante.
Dans la mesure où il s'agit de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pendant la période où vous êtes habilité(e) à accéder à « analytics.syspons.com ». La contestation peut nous être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Étant donné que le traitement des données est nécessaire pour exécuter le contrat, une opposition entraîne toutefois automatiquement la fin de la relation contractuelle. L'utilisation de l'accès ne sera alors plus possible.

 

5. Utilisation des fonctionnalités sur « analytics.syspons.com ».

a) Étendue du traitement des données

Lorsque vous vous inscrivez (connectez) avec votre accès au site « analytics.syspons.com », vous pouvez utiliser la fonctionnalité que nous y avons paramétrée vous permettant de télécharger des documents. Dès que vous cliquez sur le bouton de téléchargement, nous recueillons et sauvegardons l'information, nous indiquant que votre accès a enregistré le document correspondant. En cas d'accès non autorisé, nous collectons et stockons l'information qu'il n'existe pas d'autorisation.
Les données sont saisies sur un serveur de cionix (cf. chiffre1) et y sont traitées en notre nom.

b) Fondement juridique

Le fondement juridique pour le traitement des données est l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est requis pour préserver notre intérêt légitime.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD consiste à déterminer si la fonction de téléchargement est opérationnelle, si elle est utilisée et si l'utilisation se fait également légitimement et s'avère documentée à des fins de preuve.
La base juridique pour la saisie et le traitement des données par cionix sur son serveur est l'art.28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec cionix pour le traitement des données en notre nom.

c) Finalité du traitement des données

La finalité du traitement des données consiste à déterminer si la fonction de téléchargement est opérationnelle, si elle est utilisée et si l'utilisation se fait également légitimement et s'avère documentée à des fins de preuve.

d) Durée de conservation

Les données sont stockées aussi longtemps que le contrat conclu entre vous et nous perdure ou bien tant que l'utilisation du site nécessitant une inscription fait partie de notre prestation contractuelle. Les données seront immédiatement supprimées après expiration du présent contrat ou levée de la présente obligation de prestation par voie de révision contractuelle correspondante.
Dans la mesure où il s'agit de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pendant la période où vous êtes habilité(e) à accéder à « analytics.syspons.com ». La contestation peut nous être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Une suppression peut être effectuée uniquement dans la mesure ou aucune durée de conservation légale n'a été indiquée ; mais dans ce cas les données seront bloquées pour une autre utilisation.

 

6. Accès à « planning.syspons.com »

a) Étendue du traitement des données

Vous pouvez vous connecter à notre site « planning.syspons.com » via le masque de saisie pour pouvoir utiliser les fonctionnalités comme utilisateur ayant ouvert une session. L'inscription exige un enregistrement préalable chez nous. Lors d'une exécution d'un enregistrement demandé par vos soins, nous collectons les données d'inscription suivantes vous concernant :

Votre nom et prénom
Nom de votre entreprise
Nom du projet
Votre e-mail
Nous hébergeons vos données et les utilisons pour vous créer un accès personnalisé à « planning.syspons.com ». Pour finaliser l'inscription, nous vous adressons un e-mail comprenant un nom d'utilisateur et un mot de passe personnels vous permettant d'accéder à « planning.syspons.com ». Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sont sauvegardés en même temps que les autres données d'inscription sous un accès personnel de l'utilisateur (profil utilisateur). Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe sont utilisés lors d'une connexion auprès de « planning.syspons.com » pour synchroniser l'autorisation de l'accès.
Les données sont saisies sur un serveur de cionix (cf. chiffre1) et y sont traitées en notre nom.
La procédure d'enregistrement est effectuée par le prestataire externe Axel Michel que nous avons mandaté (cf. chiffre 4). Aucune autre utilisation des données par Axel Michel ne sera faite.

b) Fondement juridique

Le fondement juridique pour le traitement des données est l’art.6, al.1, let. b) du RGPD. La procédure d'inscription et la conservation prolongée des données s'avèrent nécessaires pour l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, étant donné que rendre « planning.syspons.com » accessible et utilisable fait partie de notre obligation contractuelle.
En outre, le fondement juridique pour le traitement des données est également l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est requis pour préserver notre intérêt légitime.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD consiste à pouvoir vous attribuer un accès personnel à « planning.syspons.com », nous permettant de vous identifier en tant qu'utilisateur légitime lors d'une connexion et ainsi d'empêcher l'accès par des tiers non autorisés aux sites nécessitant une inscription.
La base juridique pour la saisie et le traitement des données par cionix sur un serveur de ladite société est l'art.28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec cionix pour le traitement des données en notre nom.
Le fondement juridique pour la transmission des données à Axel Michel en tant responsable de l'exécution de la procédure d'enregistrement est l'art. 28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec Axel Michel pour le traitement des données en notre nom.

c) Finalité du traitement des données

Le traitement des données a pour objet l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, étant donné que rendre « planning.syspons.com » accessible et utilisable fait partie de notre obligation contractuelle.
De plus, la finalité du traitement des données consiste également à pouvoir vous attribuer un accès personnel à « planning.syspons.com », nous permettant de vous identifier en tant qu'utilisateur légitime lors d'une connexion et ainsi d'empêcher l'accès par des tiers non autorisés aux sites nécessitant une inscription.

d) Durée de conservation

Les données sont stockées aussi longtemps que le contrat conclu entre vous et nous perdure ou bien tant que l'utilisation du site nécessitant une inscription fait partie de notre prestation contractuelle. Les données seront immédiatement supprimées après expiration du présent contrat ou levée de la présente obligation de prestation par voie de révision contractuelle correspondante.
Dans la mesure où il s'agit de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pendant la période où vous êtes habilité(e) à accéder à « planning.syspons.com ». La contestation peut nous être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Étant donné que le traitement des données est nécessaire pour exécuter le contrat, une opposition entraîne toutefois automatiquement la fin de la relation contractuelle. L'utilisation de l'accès ne sera alors plus possible.

 

7. Utilisation des fonctionnalités sur « planning.syspons.com ».

a) Étendue du traitement des données

Lorsque vous vous inscrivez (connectez) avec votre accès au site « planning.syspons.com », vous pouvez utiliser la fonction vous permettant de planifier avec nous vos projets en détail. Lors de cette fonction de planification, toutes les données qui ont été saisies par vos soins sont recueillies. Il peut s'agir notamment de rendez-vous, d'horaires, d'opérations planifiées, de participations à des parties de projet, de noms, de commentaires et d'autres indications que vous fournissez dans la fonction de planification. Dans la mesure où d'autres utilisateurs ont accès à la fonction de planification pour le même projet (p. ex. d'autres participants/collaborateurs au même projet), nous rendons les données accessibles à ces utilisateurs via « planning.syspons.com », afin de rendre possible une présentation uniforme et actuelle de la planification commune des projets à tous les utilisateurs.
En cas d'accès non autorisé, nous collectons et stockons l'information qu'il n'existe pas d'autorisation.
Les données sont saisies sur un serveur de cionix (cf. chiffre1) et y sont traitées en notre nom.

b) Fondement juridique

Le fondement juridique pour le traitement des données est l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, étant donné qu'il est requis pour préserver notre intérêt légitime.
L'intérêt légitime au sens de l’art.6, al.1, let. f) du RGPD, consiste à mettre à la disposition de chaque participant inscrit au projet une fonction de planification lui permettant de mentionner des indications personnelles et de simplifier ainsi les opérations de travail et de les rendre plus efficaces. L'intérêt légitime consiste par ailleurs à déterminer si l'utilisation se fait également légitimement et s'avère documentée à des fins de preuve.
La base juridique pour la saisie et le traitement des données par cionix sur un serveur de ladite société est l'art.28, al.3, du RGPD. Un contrat approprié a été conclu avec cionix pour le traitement des données en notre nom.

c) Finalité du traitement des données

Le traitement des données a pour but de mettre à la disposition de chaque participant inscrit au projet une fonction de planification lui permettant de mentionner des indications personnelles et de simplifier ainsi les opérations de travail et de les rendre plus efficaces. L'intérêt légitime consiste par ailleurs à déterminer si l'utilisation se fait également légitimement et s'avère documentée à des fins de preuve.

d) Durée de conservation

Les données sont stockées aussi longtemps que le contrat conclu entre vous et nous perdure ou bien tant que l'utilisation du site nécessitant une inscription fait partie de notre prestation contractuelle. Les données seront immédiatement supprimées après expiration du présent contrat ou levée de la présente obligation de prestation par voie de révision contractuelle correspondante.
Dans la mesure où il s'agit de lettres commerciales qu'il est impératif de conserver selon le droit commercial et fiscal, ces dernières sont par ailleurs enregistrées pendant une période respectant les délais légaux.

e) Possibilité d’opposition et d’élimination

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pendant la période où vous êtes habilité(e) à accéder à « planning.syspons.com ». La contestation peut nous être indiquée par e-mail à : info@syspons.com. Une suppression peut être effectuée uniquement dans la mesure ou aucune durée de conservation légale n'a été indiquée ; mais dans ce cas les données seront bloquées pour une autre utilisation.

État : 01.06.2019